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優質現場管理實務
楊望遠

一般人常認為現場即工廠,其實是工場,乃工作場所;所以,不論任何行業及職務,都有其現場。但要做好現場管理,必須掌握三個現場,即第一現場:本身工作場所。許多人認為『只掃自家門前雪,莫管他人瓦上霜』,這是不夠做好管理的;第二現場:問題發生場所。許多人聽到問題(從未分辨新/舊、真/假、根本/枝葉)往往憋著等到開會時再各憑印象辯駁,卻因事過境遷,證據湮滅而難以解決;第三現場:解決問題場所。多數人習於桌上談兵,隔山打牛,致問題愈來愈多,層出不窮。並以『三現三直』(遇到問題,到現場查看,根據結果,直接果斷對策,反覆不斷至解決為止)予以根本解決,達到績效提高的目的。
常有人反應:「又不管人,何必懂管理?」。然而,管自己也是人吧!何況也有要管事吧。因此,任何人都須懂管理,而且管理是實戰的學問,在職場中只要用心,可以無師自通,不(必到)學(校)自會,像台塑集團董事長王永慶僅小學畢業,其管理智慧令哈佛管理學院的教授們都折服。大陸有一齣連續劇【亮劍】,主角李雲龍身經百戰,以寡勝眾,以小搏大,其管理戰鬥部隊的能力卻不是在軍校中學的。


自管理學祖師彼得.杜拉克(Peter F. Drucker 1909 -11 -19 ~ 2005-11-11)提出『管理』一詞並集其大成後,眾家爭鳴,百花怒放,使管理學蔚為大觀。但是,管理並非一成不變,而須因需調適,與時俱進;譬如早期管理是管人(服從性高,聽令行事)理事(多如牛毛,抽絲撥理),如今則是管事(依標準做)理人(自主性高,順應人性)。企業初期人治(獨裁),進而法制(制度),最終回到人治(民主)。
不過,管理究竟是科學?還是藝術?眾說紛紜。請問:台灣的管理能否用於大陸?若說『能』,照用的結果卻慘不忍睹;若說『不能』,又不符管理精神。主張科學者將管理具體量化分成3M(Man、Machine、Material)或增至5M(Market、Money);甚至7M(Morale、…);主張藝術者認為管理皆須視情況依性質而定,不能一概而論。


有一本書【管理是什麼】(Know-what),有人以為管理須知到如何做(Know-how),但真正能掌握管理精髓是?什麼這樣做(Know-why);唯其如此,方可以不變應萬變,且能正確及時應變。
經多年實戰體驗,好而有效的管理乃八分科學二分藝術,亦是八分標準二分彈性(大企業可能是九一,小企業則可能七三),科學部分放諸天下皆?,藝術部份則視實際情況彈性調整(因人、事、時、地、物而制宜)。此乃同一套管理標準,有人據以成功,大多數人仿效卻不見效,甚至失敗的關鍵。
彼得.杜拉克定義管理為『透過眾人把事情做好』,實是歷久彌新的經典。茲簡單闡述如下:


1.「透過」的管道:任何管理者必須透過企業合法或合理的組織、制度、規章、標準、判例、默契,代表企業執行管理工作,不得越軌擅為;否則,體制錯亂,無所是從,難以發揮團隊綜效。
2.「眾人」的界定:有七情六慾及優劣長短的普通人、正常人,予以揚優改劣,有效整合,使眾人分工合作、分層負責、適才適任、人即人才。若有主管抱怨部屬不行、難用,即是反映自己管理無方;否則要主管何用!
3.「把」的控制:好的管理者對管轄狀況須充分瞭解掌控進度、變化,並做好預防對策。曾問某位人資經理:「貴公司有多少人?」;答:「六千多人。」;「多少?」;「六千七百多人。」;「究竟多少?」;「人進人出很難說。」;看來該經理並不勝任。同理,吾等又對本身工作能否做到『了然於胸,充分掌控』呢?
4.「事情」的層別:管理者需將事情層別正常與異常、通案與個案、經常與偶發、輕重緩急、有所為有所不為,採取不同作法。層別管理乃提升效能的基本做法,若巨細靡遺,一律照做;不分青紅皂白,大小通吃;不分輕重緩急,顛三倒四;肯定忙亂誤事。根據經驗,約有80%的工作可刪除、改善或授權,該做的是並不多、不雜、不煩,時可從容有序當日事當日畢。
5. 「做」的貫徹:所有管理效果都必須靠行動產生,因此唯有行動!行動!再行動!並積極主動與落實貫徹。只是,一般人想得無遠弗屆,說得天花亂墜,真正採取行動者百不及一;若能強化執行力,必能更上層樓。貫徹執行力有賴:a.堅持到底的毅力←b.堅定不移的信心←c.堅強無懼的實力←d.堅厚無礙的經驗(須勇於投入戰場,不斷挑戰高標累積而得)←e.健康愉悅的身心。
6.「好」的指標:首先要設定目標並達成目標,其次須維持目標,然後再提升目標使繼續進步,並符合長期及整體效益。 既然清楚了,好或不好,不在能不能,而在要不要,切莫找藉口自欺欺人。
現場管理無所不包,但不脫物、地、時、事、人的範圍,唯多數人認為物最單純較好管,人很複雜最難管,這便是管理學有趣之處,簡單未必容易,難管能管才顯功力。譬如:機器一定會故障、料帳幾乎無法百分百相符;人理順了會自動自發,心服了則全力以赴,士為知己者用。
1. 物:資產、機具、物品、檔案、圖面、…。
2. 地:位置、交通、產地、市場、通路、…。
3. 時:進度、期限、流行、大小月、淡旺季、…。
4. 事:薪資獎工、績效考核、政令發布、標準推行、…。
5. 人:效率、士氣、向心力、人群關係、意見交流、…。



 

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