第 58 期 (2003年2月份)
行政機關的「會議紀要」是一種行政公文書作者：曾文雄
■台商諮詢問題摘要
我擬在大陸某地買地建房設立外商獨資公司，多次與當地各級行政機關溝通，要求勞動、土地、建設、水、電、稅務等機關給予優惠待遇，經當地市政府召開會議，同意給予我們優惠待遇。我要求這種優惠必須有「白紙黑字」並由政府蓋章以為將來雙方憑證，最後當地政府給我他們為我公司辦廠而特別召開會議後的「會議紀要」，請問這種會議紀要的性質與作用？
■台商張老師諮詢解答
台商擬到大陸設廠，與當地攻府洽談中經常會聽到的政府與企業的往來公文，最常見到的是「請示」與「批文」，批文即「批復」的通稱。這兩種都屬於大陸行政機關公文行文的種類，但對於行政機關的「會議紀要」的作用則較少明瞭。
依據大陸國務院於2000年8月20日發布的《國家行政機關公文處理辦法》第2章第9條規定，行政機關的公文種類主要有：（一）命令（令）：適用於依照有關法律公布行政法規和規章；宣布施行重大強制性行政措施；嘉獎有關單位及人員，是一種指令性由上而下行的公文。（二）決定：適用於對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關單位及人員，變更或者撤銷下級機關不適當的決定事項。決定一般用於上級機關向下行文，也可在本機關內部使用。（三）公告：適用於向國內外宣布重要事項或者決定事項，公告屬公布性公文，是面向國內外社會公開發布。（四）通告：適用於公布社會各有關方面應當遵守或者周知的事項。通告也是屬於公布性的公文，面向社會各有關方面公開發布。（五）通知：適用於批轉下級機關的公文，轉發上級機關和不相隸屬機關的公文，傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或執行的事項，任免人員。它是使用最多的一種下行公文，人民團體或企業單位也廣泛的應用「通知」在內部行文。（六）通報：適用於表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況，屬於行政機關的下行文。（七）議案：適用於各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或人民代表大會常務委員會提請審議事項，屬於提請審議的上行文。（八）報告：適用於向上級機關匯報工作，反映情況，答覆上級機關的詢問，屬於上行文。（九）請示：適用於向上級機關請求指示、批准，例如中外合資洽談過程中，由中方向當地政府請示立項等，屬於上行文。（十）批復：適用於答覆下級機關請示事項，屬於下行文。（十一）意見：適用於對重要問題提出見解和處理辦法，屬下行文。（十二）函：適用於不相隸屬機關之間商洽工作，詢問和答覆問題，請求批准和答覆審批事項，屬於平行文。（十三）會議紀要：適用於記載、傳達會議情況和議定事項，兼有上行、下行和平行的特性。會議紀要依其作用又有（１）情況型；（２）議決型和（３）消息型的會議紀要。
本案例台商要求幾個行政機關給予優惠待遇，當地政府召集相關機關一起開會最後形成議決，並以會議紀要記載和傳達會議的議定事項，政策性較強，具有指導意義，可以作為台商未來在辦理各種優惠待遇的依據。
但要提醒台商，「會議紀要」的議決事項如超越當地政府的權限，或抵觸法律、行政法規時，會議紀要仍屬違法無效！
（台商張老師曾文雄為廣州仲裁委員會仲裁員）
