第 253 期 (2020年9月份)
淺談有關中國大陸對電子勞動合同的法律法規規定作者：蕭新永
一、前言
幾位中國大陸臺商不約而同地詢問有關中國大陸北京地區在推動企業與員工之間建立勞動關係，除了能夠面對面執行簽訂書面勞動合同外，亦可以在疫情期間或不可抗力因素幹擾下執行簽訂電子勞動合同(以下簡稱「電子合同」)。由於政策剛剛推動，一般企業及人資部門對這種新形式的勞動合同認識不足。
中國大陸受疫情影響，一些企業與員工無法按時簽訂或續簽勞動合同。在這種情況下，勞雇雙方經由電子郵件或其他電子數據等方式進行確認，簽了電子勞動合同，似乎是未來可行的方案之一。實際上，不少企業對於勞動管理電子化仍持觀望態度，這種經由電子簽約平臺仲介，不出門就能完成電子勞動合同的初簽、續簽程式，法律效力與紙本勞動合同相同嗎？甚至延伸到解除、終止勞動關係的通知書或協議書，是否也可採用電子形式處理相關的簽訂文件呢?許多人必有疑問。
二、有關電子合同的法律法規規定
2020年3月4日，人力資源社會保障部辦公廳（以下簡稱「人社部」）印發的《人力資源社會保障部辦公廳關於訂立電子勞動合同有關問題的函》(以下簡稱「函」)。該函明確指出：「用人單位與勞動者協商一致，可以採用電子形式訂立書面勞動合同。」這是人社部首次提出用人單位可以採用電子形式訂立勞動合同的政策規定。
根據函，訂立電子合同，應當使用符合《電子簽名法》等法律法規規定的可視為書面形式的數據電文和可靠的電子簽名。用人單位應保證電子勞動合同的生成、傳遞、儲存等滿足電子簽名法等法律法規規定的要求，確保其完整、準確、不被篡改。
企業與員工一經簽訂符合《勞動合同法》和《電子簽名法》規定的電子合同時，即具法律效力，用人單位與勞動者應當按照電子勞動合同的約定，全面履行各自的權利義務。
《電子簽名法》第2條規定，「本法所稱電子簽名，是指數據電文中以電子形式所含、所附用於識別簽名人身份並表明簽名人認可其中內容的數據。本法所稱數據電文，是指以電子、光學、磁或者類似手段生成、發送、接收或者儲存的資訊。」
也就是說，數據電文常見的是電子郵件email、電報、電傳和傳真等等。很多人認為電子簽名會就是自己DIY做個個性化的電子簽名，然後把自己的簽名發送電子郵件給對方就實現電子簽名了。實際上電子簽名的形式和內容要比自己的手簽或者是簽章複雜得多，包括用於識別簽名人身份的程式、符號、代碼、聲音、數字等等，琳瑯滿目。
電子簽名的過程要比發電子郵件，或者是手寫簽名複雜的多，有很強的技術含量。交易時或者簽訂電子合同時，電子簽名一般是要經過加密後把簽名文件發送給對方，對方收到的加密的簽名文件經常是一堆亂碼，需要經過解密後驗證，才能夠進行。
需要認證的電子簽名，需要勞雇雙方在傳送文件之前向電子簽證認證服務機構申請電子簽名證書，領了證書以後才能夠實施電子簽名。
北京於4月底發佈《疫情防控期間勞動爭議案件法律適用問題解答》(以下簡稱「解答」)第4條電子勞動合同，規定用人單位與勞動者協商一致，可以採用電子形式訂立書面勞動合同。採用電子形式訂立勞動合同，應當使用符合《電子簽名法》等法律法規規定的可視為書面形式的資料電文和可靠的電子簽名。用人單位應保證電子勞動合同的生成、傳遞、儲存等滿足電子簽名法等法律法規規定的要求，確保其完整、準確、不被篡改。符合《勞動合同法》規定和上述要求的電子勞動合同一經訂立即具有法律效力，用人單位與勞動者應當按照電子勞動合同的約定，全面履行各自的義務。如果勞動者以電子形式不屬於書面合同為由，請求確認該電子勞動合同無效，或要求用人單位支付未訂立或續訂書面勞動合同二倍工資差額的，不予支持。
北京市有關電子勞動合同的政策解答，明確規定出電子合同與紙本的勞動合同同樣具有法律效力，從而排除了員工若以電子形式的勞動合同不屬於書面合同為理由，向勞動爭議仲裁委員會主張電子合同無效，進而以《勞動合同法》第82條的規定，要求企業支付未訂立或續訂書面勞動合同二倍工資差額的，仲裁委員會不會支持其請求。
三、簽訂電子合同的步驟
一般而言，企業與員工可以下面的步驟訂立電子勞動合同：
1.選擇服務平臺：選擇符合《電子簽名法》規定要求，並被當地司法機關認可的協力廠商電子合同平臺，提供服務；
2.確定勞雇雙方的簽訂意向：企業應當與員工協商一致，確定以電子合同的形式簽署勞動合同；
3.驗明身份：企業與員工應當分別在電子合同簽約平臺提交勞雇主體的基本資訊，完成註冊登記，並進行雙方身份驗證；
4.協商合同的內容：勞雇雙方應當以《勞動合同法》第26條協商一致的精神，對合同的內容(符合《勞動合同法》第17條)進行溝通與確認；
5.電子簽名：勞雇雙方應當對勞動合同進行電子簽名；
6.嚴加密：推薦使用電子合同簽約平臺的輔助加密技術，對勞動合同進行加密、認證；
7.做備份：在電子勞動合同訂立並簽署後，合同的最終文本資訊應當在電子合同簽約平臺中完成備份，以備未來調閱使用。
四、結論
由於疫情期間，許多企業執行居家工作、遠端辦公的工作模式，因此電子簽名的運用日益廣泛。其實，近年來已有部分用人單位開始使用電子簽名訂立書面勞動合同，相信在此次疫情之後，電子簽名可能會更加廣泛地運用在人力資源管理的各個流程中。但實踐中就電子形式勞動合同的有效性始終存在一定的爭議。《解答》的第4條，既確認了用人單位可以採用電子形式訂立書面勞動合同的做法，也指出了使用電子形式訂立勞動合同應當嚴格符合中國大陸《電子簽名法》法律法規的規定。
因此臺商如擬使用電子簽名與勞動者訂立電子形式的書面勞動合同，可以按照前述的簽訂步驟，選用具有中國大陸認可的電子簽名服務資質的專業服務機構(註)，以確保使用電子簽名簽訂的電子合同內容完整、準確、不被篡改。
(註)：電子簽名服務機構是指為企業提供電子簽名服務的實體，根據《電子簽名法》第13條的規定，電子簽名同時符合下列條件的,視為可靠的電子簽名:(一)電子簽名製作資料用於電子簽名時，屬於電子簽名人專有；(二)簽署時電子簽名製作資料僅由電子簽名人控制；(三)簽署後對電子簽名的任何改動能夠被發現；(四)簽署後對資料電文內容和形式的任何改動能夠被發現。
(本文作者蕭新永現為遠通國際經營管理顧問公司總經理、臺商張老師）
